METTRE À JOUR SON DOCUMENT UNIQUE D’ÉVALUATION DES RISQUES (DUER) PROFESSIONNELS

avocat du val-de-marne écrit à son client

Tout employeur est tenu d’évaluer les risques pour la santé et la sécurité auxquels ses salariés sont exposés.

Le DUER est le document dans lequel il retranscrit les résultats de cette évaluation. 

Aucun formalisme n’est imposé pour établir ce document. Ainsi, Il peut prendre une forme écrite ou encore numérique, dès lors qu’il permet de regrouper en un seul document les résultats de l’évaluation des risques professionnels, de suivre la démarche de prévention qui en découle et d’assurer une traçabilité permanente des résultats de cette évaluation.

Un document informatique sous forme de tableau dont les colonnes dresseraient clairement l’évaluation des risques entreprise, la date de cette dernière, les risques qu’elle a permis d’identifier et les mesures de prévention à prendre en conséquence, pourrait ainsi parfaitement constituer un DUER valable. 

Les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs n’étant pas les mêmes tout au long de la vie de l’entreprise, il est nécessaire d’actualiser ce document afin qu’il soit toujours en corrélation avec l’activité des salariés et son évolution.

Les entreprises sont alors confrontées à une série de questions : quand faut-il mettre à jour le DUER ? Qui doit mettre à jour ce document ? Que risque-t-on s’il n’est pas à jour ?

Quand le DUER doit-il être mis à jour ?

La mise à jour du DUER doit être réalisée au moins une fois par an.

Nota bene : dans les entreprises de moins de 11 salariés, la mise à jour du DUER peut être moins fréquente, sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs, dans des conditions qui seront fixées par un décret qui n’est pas encore intervenu.

Le document doit par ailleurs être actualisé :

1/ lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.Il s’agit de toute modification dans le travail ayant impacté l’évolution des risques pour la santé et la sécurité des salariés (restructuration de l’entreprise, réorganisation, déménagement, modification de la production, etc.) ;

2/ lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie (apparition d’un nouveau risque révélé par exemple par de nouvelles connaissances scientifiques ou techniques, par la survenue d’un accident du travail ou par l’évolution des règles relatives à la sécurité ou à la santé des travailleurs).

L’intervention d’une entreprise extérieure peut aussi impliquer une mise à jour du DUER si elle présente des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.

Il est utile de signer et de dater chaque actualisation en guise de preuve que l’on s’est acquitté de son obligation.

Mise à jour du DUER et Covid-19 :
Dans sa première foire aux questions Coronavirus : Questions/réponses pour les entreprises et les salariés, le ministère du Travail précisait que l’évaluation des risques devait être « renouvelée en raison de l’épidémie pour réduire au maximum les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail » et « retranscrite dans le document unique d’évaluation des risques qui doit être actualisé pour tenir compte des changements de circonstances ».

Dans sa nouvelle fiche Mesures de prévention dans l’entreprise contre le COVID-19 – Masques, le ministère du travail rappelle que « l’actualisation de l’évaluation des risques visera particulièrement à identifier les situations de travail pour lesquelles les conditions de transmission du coronavirus COVID-19 peuvent se trouver réunies ».

Cette actualisation trouve toute son importance pour les entreprises qui ont dû maintenir leur activité sans possibilité de télétravail.

Le DUER devra donc être mis à jour en tenant compte d’une part, du risque de contamination au Coronavirus et d’autre part, des risques découlant de la modification du fonctionnement de l’entreprise et de l’aménagement des conditions de travail en résultant.

Qui doit mettre à jour le DUER ?

En principe, il appartient à l’employeur d’établir le DUER et de le mettre à jour.

En pratique, afin de rendre le document plus efficace et au plus proche de la réalité des risques existants, il est intéressant d’associer le CSE, le médecin du travail et les salariés à sa mise à jour. L’employeur peut également solliciter de l’aide auprès d’organismes extérieurs tels que la Carsat (Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail), l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail), l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) ou encore un consultant en hygiène et sécurité.

Quelles sont les conséquences du défaut d’actualisation du DUER ?

Si le DUER n’est pas mis à jour alors qu’il devrait l’être, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et à ce que sa responsabilité soit engagée sur le plan civil.

En premier lieu, sur le plan pénal, le défaut de mise à jour du DUER est puni d’une amende prévue pour les contraventions de cinquième classe (pour les personnes physiques, maximum de 1 500 euros pouvant aller jusqu’à 3 000 euros en cas de récidive et pour les personnes morales, maximum 7 500 euros pouvant aller jusqu’à 15 000 euros en cas de récidive).

En second lieu, sur le plan civil, le défaut de mise à jour du DUER peut conduire l’employeur à devoir verser aux salariés qui en font la demande, des dommages et intérêts pour manquement à son obligation d’évaluer les risques et à les retranscrire dans un DUER actualisé. En cas d’accident du travail ou maladie professionnelle, l’employeur risque une condamnation pour faute inexcusable.

Textes de référence : articles R. 4121-1 du code du travail.

Prime exceptionnelle de pouvoir d’achat : le dispositif est assoupli et reconduit jusqu’en décembre 2020 !

Dernière actualisation le 10/09/2020

Au regard de la situation de crise sanitaire actuelle, la PEPA (prime exceptionnelle de pouvoir d’achat), initialement reconduite jusqu’en juin 2020 est prolongée jusqu’en août 2020 et plus simple à mettre en place.

Rappel sur le dispositif

Pour mémoire, la PEPA est une prime que les employeurs du secteur privé peuvent décider de verser à leurs salariés dans le but d’augmenter leur pouvoir d’achat.

Elle est exonérée d’impôt sur le revenu et de charges sociales (part patronale et part salariale) dans la limite de 1 000 € et à condition que la rémunération des bénéficiaires, sur les 12 mois précédant le versement de la prime, ne dépasse pas 3 fois le SMIC.

Nota bene : le versement de la PEPA est facultatif, les employeurs n’ont aucune obligation de la mettre en place.

Assouplissement des conditions de versement de la prime

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2020 du 24 décembre 2019 prévoyait initialement que la PEPA ne serait exonérée d’impôt et de charges sociales que si un accord d’intéressement était mis en place dans l’entreprise au moment de son versement.

Une ordonnance du 1er avril 2020 est venue supprimer cette condition. Désormais, la PEPA peut être versée même en l’absence d’accord d’intéressement dans l’entreprise.

Si toutefois un accord d’intéressement existe dans l’entreprise, le montant de la prime pourra être exonéré d’impôt sur le revenu et de charges sociales jusqu’à 2 000 €. L’accord devra alors avoir été mis en place au plus tard à la date de versement de la prime et ce, y compris pour les organismes sans but lucratif, auparavant dispensés de conclure un accord d’intéressement pour bénéficier du dispositif. Ainsi, les entreprises qui auraient déjà versé une prime de 1 000 € dans les conditions jusqu’ici en vigueur pourront, si elles le souhaitent et qu’un accord d’intéressement est mis en place, verser une autre prime pouvant aller jusqu’à 1 000 €.

Enfin, si le montant de la PEPA pouvait être modulé selon les bénéficiaires en fonction de la rémunération, du niveau de classification, de la durée de présence effective pendant l’année écoulée ou de la durée de travail, elle peut désormais également l’être en fonction des « conditions de travail liées à l’épidémie de covid-19 ».

Attention : un nouveau calendrier de versement

Initialement, la loi de financement de la sécurité sociale pour 2020 avait reconduit la PEPA jusqu’au 30 juin 2020.

L’ordonnance du 1er avril 2020 l’a reconduite jusqu’au 31 août 2020. Cela signifie que pour bénéficier du régime fiscal et social avantageux, la prime devait être versée aux salariés avant le 31 août 2020.

Dans le contexte de la crise sanitaire du Coronavirus COVID-19, cette date limite de versement de la prime a de nouveau été décalée au 31 décembre 2020.

Texte de référence :

Ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020 modifiant la date limite et les conditions de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat

Questions/réponses du ministère du Travail sur la prime exceptionnelle et l’épargne salariale

Droit social et COVID-19 : recueil de textes et liens utiles

Déconfinement

Reprise du cours des délais de certaines procédures administratives suspendus par l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020

Activité partielle

Durée du travail et jours de congé

Elections dans les TPE (très petites entreprises) et conseillers prud’homaux

Indemnisation des arrêts de travail

Instances représentatives du personnel

Intéressement et participation

Prime exceptionnelles de pouvoir d’achat

Revenus de remplacement des demandeurs d’emploi

 

COVID-19 : CE QUI CHANGE EN DROIT DU TRAVAIL

Certaines des dispositions exposées ci-dessous ont fait l'objet d'actualisations. Pour plus d'informations, consultez notre recueil de textes et liens utiles (https://hdavocats.fr/?p=482).

Nouvelles modalités d’indemnisation de l’activité partielle

L’employeur dispose d’un délai de 30 jours à compter du placement des salariés en activité partielle pour adresser sa demande. Ceci par tout moyen donnant date certaine à sa réception.

Une autorisation d’activité partielle pourra lui être accordée pour une durée pouvant désormais aller jusqu’à 12 mois au lieu de 6.

Nota bene : jusqu’au 31 décembre 2020, le délai de réponse à une demande d’activité partielle sera de 48 heures. Si l’employeur n’a pas de réponse dans ce délai, cela signifie que sa demande est acceptée.

Le salarié placé en activité partielle sera rémunéré à hauteur de 70% de sa rémunération antérieure brute (soit environ 84% de sa rémunération antérieure nette).

L’employeur sera quant à lui remboursé de l’intégralité du salaire versé dans la limite de 4,5 fois de SMIC.

Les salariés au forfait annuel en heures ou en jours, initialement exclus du dispositif d’activité partielle, peuvent désormais en bénéficier en cas de réduction de leur temps de travail habituel, à due proportion de la réduction de l’horaire de travail.

Suppression de la condition d’ancienneté de un an pour être indemnisé au titre d’un arrêt de travail

Pour les arrêts de travail dérogatoires :

Justifiés par la crise sanitaire actuelle, ces arrêts de travail sont délivrés aux salariés identifiés comme « cas contact à haut risque » et aux salariés parents d’enfants se trouvant dans l’impossibilité de travailler en raison du confinement de leurs enfants.

Pour les salariés qui bénéficient de ce type d’arrêts de travail, l’indemnité complémentaire pourra être versée sans que le salarié ne remplisse la condition d’ancienneté d’au moins un an dans l’entreprise normalement requise.

Il n’aura pas non plus à justifier de son incapacité dans un délai de 48 heures ni à être soigné sur le territoire français ou autres Etats européen.

Au regard de l’exception de la situation, les salariés travaillant à domicile, salariés saisonniers, salariés intermittents et salariés temporaires, en principe exclus du bénéfice de cette indemnité complémentaire, pourront en bénéficier.

Pour les arrêts de travail pour maladie ou accident de droit commun :

L’indemnité complémentaire pourra être versée sans que le salarié ne remplisse la condition d’ancienneté d’au moins un an dans l’entreprise normalement requise. Les salariés travaillant à domicile, salariés saisonniers, salariés intermittents et salariés temporaires, en principe exclus du bénéfice de cette indemnité complémentaire, pourront également en bénéficier.

Report de la date limite de versement des primes d’intéressement et de participation

Les primes d’intéressement et de participation restent dues aux salariés bénéficiaires et doivent leur être versées ou affectées sur un plan d’épargne salariale ou un compte courant bloqué avant le 1er jour du 6ème mois suivant la clôture de l’exercice de l’entreprise.

Pour les entreprises ayant un exercice comptable correspondant à l’année civile et pour lesquelles ces primes devraient en principe être versées avant le 1er juin 2020, elles peuvent être versées, sans pénalité de retard, jusqu’au 31 décembre 2020.

Prolongation de la durée de versement de certaines allocations des demandeurs d’emploi

À compter du 12 mars 2020 et jusqu’à une date qui sera précisée par arrêté, les demandeurs d’emploi ayant épuisé leur droit à l’allocation d’assurance et à l’allocation de solidarité spécifique pourront continuer d’en bénéficier pour une durée supplémentaire (à définir).

Possibilité pour l’employeur d’imposer ou de modifier les dates de prise de congés payés et jours de repos

Sans que cela ne puisse s’étendre au-delà du 31 décembre 2020, l’employeur peut imposer au salarié une prise de jours de congés ou de repos ou encore modifier les dates des jours de congés ou de repos déjà posés.

Pour ce faire, il doit respecter un délai de prévenance. Ce délai, en principe fixé par accord collectif ou à défaut, ne pouvant être inférieur à un mois, est réduit à au moins un jour franc.

Cependant, le nombre total de jours de repos dont l’employeur peut imposer au salarié la prise ou dont il peut modifier la date ne peut être supérieur à dix.

Pour les congés payés :

Un accord collectif d’entreprise, ou à défaut de branche, peut être conclu (voir notre article sur la conclusion d’un accord collectif d’entreprise – https://hdavocats.fr/comment-conclure-un-accord-collectif-dentreprise/) pour permettre à l’employeur d’imposer la prise de congés payés ou de modifier les dates d’un congé déjà posé, dans la limite de six jours ouvrables.

L’accord peut ainsi permettre à l’employeur d’imposer le fractionnement des congés payés sans être tenu de recueillir l’accord du salarié. Il peut prévoir que cela est possible y compris avant l’ouverture de la période au cours de laquelle les congés ont normalement vocation à être pris.

Pour les jours de réduction de temps de travail (RTT) :

Lorsque l’intérêt de l’entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du coronavirus, l’employeur peut imposer aux salariés, y compris lorsque leur temps de travail est régi par une convention de forfait, la prise de jours de repos à des dates qu’il détermine. Il peut également modifier unilatéralement les dates de prise de jours de repos.

Pour les droits affectés sur le compte-épargne-temps (CET) :

Sous conditions, l’employeur peut imposer que les droits affectés sur le CET du salarié soient utilisés par la prise de jours de repos.

Textes de références :

Décret n° 2020-325 du 25 mars 2020 relatif à l’activité partielle ;

Ordonnance n° 2020-322 du 25 mars 2020 adaptant temporairement les conditions et modalités d’attribution de l’indemnité complémentaire prévue à l’article L. 1226-1 du code du travail et modifiant, à titre exceptionnel, les dates limites et les modalités de versement des sommes versées au titre de l’intéressement et de la participation ;

Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos ;

Ordonnance n° 2020-324 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de revenus de remplacement mentionnés à l’article L. 5421 2 du code du travail.